- Автор темы
- #1
ДОКУМЕНТООБОРОТ ДЕПАРТАМЕНТА ШЕРИФА ОКРУГА БЛЕЙН
Документооборот Департамента шерифа округа Блейн (далее – Департамент) представляет собой строго регламентированную систему управления документацией, обеспечивающую эффективное функционирование правоохранительной деятельности в сельских и приграничных территориях округа. Система охватывает все этапы работы с документами — от создания до архивирования или уничтожения, с учетом специфики работы шерифских подразделений, включая взаимодействие с малыми населенными пунктами, ранчо и федеральными землями.
В рамках функционирования системы документооборота, осуществляются следующие ключевые операции:
- Генерирование документации - разработка, составление, оформление и санкционирование (визирование, утверждение) документа, вне зависимости от его правовой природы и целевого назначения (например, нормативные правовые акты, административные распоряжения, оперативные сводки, протоколы допросов, гражданско-правовые договоры). Данный процесс должен осуществляться с соблюдением принципов юридической техники, в том числе ясность, точность и однозначность изложения правовых норм и фактических обстоятельств.
- Регистрация документации - присвоение каждому документу уникального идентификационного кода (регистрационного номера), простановка даты регистрации, внесение релевантной информации в учетные регистры (в том числе, в автоматизированные системы управления документооборотом – СЭД) для целей контроля за прохождением документации, оперативного поиска и формирования доказательственной базы в случае возникновения юридических споров. Регистрация осуществляется с соблюдением принципов законности и обоснованности и соразмерности.
- Процессинг документации - передача документации между различными структурными подразделениями Департамента, должностными лицами или информационными системами, а также осуществление необходимых юридически значимых действий в отношении документации.
- Имплементация предписаний, содержащихся в документации - выполнение задач и поручений, сформулированных в документе, и подготовка отчетной документации, подтверждающей факт надлежащего исполнения. В случае невозможности исполнения предписаний, содержащихся в документе, необходимо незамедлительно уведомить об этом лицо, отдавшее соответствующее распоряжение, с указанием объективных причин, препятствующих исполнению.
- Архивирование документации - обеспечение сохранности, целостности и аутентичности документации в течение установленных законом сроков хранения, как в аналоговой (бумажной), так и в цифровой форме. Архивирование осуществляется с соблюдением требований законодательства об архивном деле, включая правила комплектования, учета и хранения архивных документов.
- Информационный поиск - оперативное обнаружение необходимой документации в массиве информации по различным критериям (регистрационный номер, дата, автор, предмет, ключевые слова). Для целей оперативного поиска рекомендуется использование специализированных СЭД, оснащенных функциями полнотекстового поиска и расширенного поиска по атрибутам.
- Деструкция документации - уничтожение документации по истечении установленных сроков хранения или при наступлении иных юридических оснований для уничтожения (например, признание документации утратившей юридическую силу). Деструкция осуществляется на основании решения экспертной комиссии, с составлением соответствующего акта и соблюдением требований законодательства об уничтожении конфиденциальной информации.
- Регламентированность - наличие четко сформулированных правил и процедур, регулирующих все этапы работы с документацией.
- Оперативность - максимально быстрая передача и обработка документации.
- Контроль - непрерывный мониторинг за движением документации и исполнением поручений.
- Информационная безопасность - обеспечение защиты документации от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения, в соответствии с требованиями законодательства о защите информации и персональных данных.
- Комплаенс - неукоснительное соблюдение требований действующего законодательства, ведомственных нормативных актов и иных обязательных правил.
- Документооборот на бумажных носителях - традиционная система, основанная на использовании бумажных носителей информации.
- Электронный документооборот (ЭДО) - система управления документацией в цифровой форме с использованием специализированных программных платформ и квалифицированных электронных подписей (КЭП), имеющих юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи.
- Гибридная система документооборота - интегрированное решение, сочетающее элементы бумажного и электронного документооборота.
- Оптимизация административных процессов и повышение эффективности управления Департаментом.
- Сокращение временных и материальных затрат на поиск, обработку и хранение документации.
- Обеспечение надлежащей правовой основы для принятия управленческих решений.
- Минимизация рисков возникновения юридических споров и административных правонарушений.
- Укрепление коммуникации и взаимодействия между структурными подразделениями Департамента.
- Повышение уровня информационной безопасности и защиты персональных данных.
Необходимо акцентировать внимание на том, что имплементация и перманентное поддержание в актуальном состоянии эффективной системы документооборота представляет собой условия для обеспечения надлежащего функционирования Департамента, неукоснительного соблюдения принципов верховенства права и законности в осуществлении правоохранительной деятельности, а также гарантированной защиты прав, свобод и законных интересов граждан, находящихся под юрисдикцией Департамента; надлежащая организация и неукоснительное соблюдение установленных процедур документооборота, в свою очередь, требуют неуклонного следования императивным нормам действующего законодательства, в том числе регуляциям, касающимся защиты персональных данных, информации, составляющей государственную или иную охраняемую законом тайну, нормам процессуального и административного законодательства, а также ведомственным нормативным актам, издаваемым компетентными органами и регламентирующим порядок документирования оперативно-служебной деятельности, при этом, особое значение приобретает имплементация и соблюдение принципов надлежащего управления, к числу которых относятся законность, транспарентность, подотчетность, эффективность, а также недискриминационность, обеспечивающие справедливость и предсказуемость административных процедур, связанных с документированием и использованием информации.
В ДАННОМ ОФИЦИАЛЬНОМ РАЗДЕЛЕ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ СЕТИ ИНТЕРНЕТ ПУБЛИКУЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ ДЕПАРТАМЕНТА ШЕРИФА ОКРУГА БЛЕЙН
Последнее редактирование:
